Wir brauchen mehr Innovationen! Ja klar: Verlage müssen Innovationen erarbeiten und umsetzen, in nahezu allen Bereichen. Dabei stoßen sie auf ein Phänomen, das explizit nur im IT-Bereich so benannt wird: Legacy-Systeme bezeichnen Lösungen, die einfach outdated sind und ersetzt werden müss(t)en. Meine Erfahrung aus aktuellen Beratungsprojekten zeigt: Legacy-Lösungen findet sich in allen Bereichen. Meine Empfehlung: Legacy-Management sollte den gleichen Stellenwert wie Innovations-Management bekommen.
Ehrhardt Heinold
Manche sagen Exnovation, ich verwende den Legacy-Begriff. Gemeint ist das gleiche: Es geht um die Frage, welche bestehenden Lösungen ein Problem sind. Im Verhältnis zu Innovationen ("Das brauchen wir") ist der Abschied von Legacy-Lösungen ("Das wollen wir nicht mehr") eine mindestens gleich große Herausforderung.
Legacy-Management beschreibt die Aufgabe, Bestehendes im Hinblick auf heutige und erst Recht zukünftige Anforderungen in Frage zu stellen und sich dann von den Systemen, Gewohnheiten (und ja, auch Mitarbeitenden) zu trennen, die nicht mehr (genügend) veränderbar und anpassbar sind. Das klingt, vor allem , wenn es um Menschen geht, nach eiskaltem Beratersprech. Deshalb ist es umso wichtiger, diesen Prozess transparent zu gestalten.
Ein Grund, warum dieser Prozess so schwer zu managen ist: Auch wenn Legacy-Lösungen als ein Problem markiert werden (z.B. im IT-Bereich), sie sind auch (noch) Lösungen. Dieses Paradoxon lässt durch mit einem systemischen Blick auflösen: Jedes Problem war nicht nur, sondern ist immer noch eine Lösung. Aktuelles Beispiel aus einem Kundenprojekt: Das ERP-System ist eine lupenreine Legacy-IT, ist aber perfekt auf die sehr speziellen Anforderungen im Kerngeschäft zugeschnitten und funktioniert einwandfrei. Der Verlag steht vor der Frage: Soll eine neue IT mit sehr viel Aufwand angeschafft und angepasst werden, oder soll die Legacy-IT für das Kerngeschäft weiterbetrieben und nur für neue Geschäftsmodelle eine neue IT angeschaft werden?
In Veränderungsprozessen sollte das Loslassen von Lösungen immer eine besondere Beachtung finden. Scherzhaft habe ich in solchen Situationen von einer gemeinsamen Trauerarbeit gesprochen, symbolische Beerdigungen könnten auch eine gute Idee sein. Ohne hier zu tief in Psychologische einzutauchen - aber es geht hier immer auch um Verlustängste, um den (vermeintlichen) Tausch von Sicherheit gegen Ungewissheit. Denn selbst wenn die Einsicht zur Notwendigkeit des Loslassens da ist - Ängste sind ein starker Verhinderer.
Um das an einem Beispiel aus meiner Beratungspraxis zu erläutern: In einem Verlag gab es Probleme mit der Rentabilität. Als eine Ursache wurde nach einer Workflow-Analyse die Zahl der Korrekturdurchläufe (eine erstaunliche zweistellige Anzahl) ausgemacht. Als Ziel wurde definiert, dieser Durchgänge auf maximal zwei zu reduzieren. "Das kann niemals funktionieren, wir definieren uns doch über Qualität!" war nur eine der geäußerten Bedenken.
Ein anderes Beispiel: Nicht nur, aber vor allem in Fachverlagen wird die aktive Betreuung des Handels immer unwichtiger, das Management von Kundenbeziehungen, Onlineshops, Events und der Community immer wichtiger. "Was wird denn meine Aufgabe sein, werde ich jetzt überflüssig?", fragte mich in einem Einzelgespräch der zuständige Mitarbeiter. Loslassen, neu lernen und beginnen - diese Herausforderung kann jede/r nachvollziehen.
Nochmals eine systemische Binse: Das Festhalten an einem Zustand benötigt genauso viel Energie wie die Veränderung. Da sind also starke Kräfte am Werk. Dennoch müssen Verlage mutig vornaschreiten, wenn sie zukunftsfähig bleiben bzw. werden müssen. Der Methodenkoffer für das Legacy-Management ist weder neu noch Rocket Science - geliefert wird er von den jahrelangen Erfahrungen & Foschungen zum Veränderungsmanagement (und zur Trauerarbeit): Es geht um gemeinsame Ziele, um die Verständigung über "Pain Points" (sehr einfache Methode, die wir mehrfach in Projekten angewandt haben), um gutes Projektmanagement. Vor allem aber geht es um den Mut und die Klarheit, die es braucht, um Dinge sein zu lassen und sich von einem Zustand zu entfernen, der nicht mehr passend ist.
