So können Freie in den Redaktionsworkflow integriert werden – Interview mit Rainer Wilbert

Freie Mitarbeiter rücken näher an die Redaktionen und sollten dabei möglichst eng in die internen Workflows integriert werden –  mit dem Ziel, dass für die Redaktion keine Mehrarbeit entstehen darf, im besten Fall sogar „alte Zöpfe“ abgeschnitten werden. Eine Herausforderung liegt in einer komplexer werdenden Honorierung. Wie diese Integration gelingen kann, erläutert Rainer Wilbert im folgenden Interview.

Rainer M. Wilbert

Worin liegt die Herausforderung bei der Steuerung von freien Mitarbeitern?
Freie Mitarbeiter sind den Redaktionen heute näher, als noch vor etlichen Jahren. Durch die erforderlichen Sparmaßnahmen in den Verlagen erlangt die Einbindung von Freien eine neue Tiefe. Für uns als Systemanbieter bedeutet das, dass nicht nur Lizenzmodelle umgedacht und angepasst werden müssen, sondern auch die technischen Möglichkeiten zur Einbindung der Freien geschaffen werden müssen. Lizenzen werden von uns an „Named Usern“ festgemacht, was nicht zum Modell „Freie Mitarbeiter“ passt – hier mussten wir neue Wege gehen.

Wie integriere ich diese kreativen Köpfe am besten in einen redaktionellen Workflow?
Wir sehen die optimale Integration dergestalt, dass für die Redaktion keine Mehrarbeit entstehen darf, im besten Fall sogar „alte Zöpfe“ abgeschnitten … schlechtesten Falls gekürzt werden können. Durch eine enge Integration der Leistung der Freien werden diese quasi Teil der Redaktion – ohne das rechtlich in fragwürdiges Fahrwasser zu bringen. Mittels eines interaktiven Aufgaben (Auftrags-) Managements und speziell für Freie kreierte Eingabemasken, kann die Redaktion – auch non-verbal – verlässlich und klar formulierte Aufträge erteilen. Die Freien bestätigen oder lehnen ab eine Aufgabe erledigen zu können. Im Falle einer Bestätigung stehen von der Redaktion definierte Module mit einem direkten Draht ins Redaktionssystem zur Verfügung. So lassen sich die Aufgaben konkret definieren, was die Beschreibung, die Menge und Art von Mediendaten und des Textumfangs angeht.

Durch eine enge Integration der Leistung der Freien werden diese quasi Teil der Redaktion – ohne das rechtlich in fragwürdiges Fahrwasser zu bringen

Welche Tools sollte ich Ihnen an die Hand geben?
Auch hier setzt alfa auf Simplifizierung: es ist ausschließlich der Einsatz des alfa EditorialOrganisers erforderlich. In ihm sind alle Module enthalten, die für eine sinnvolle und effiziente Interaktion zwischen Redaktion und Freien erforderlich sind.
Das sind im Wesentlichen die Aufgabenplanung, die Inhaltserfassung, das Kuratieren, der Austausch von multimedialen Daten und – last but not least – die Honorierung eines Auftrags … in einem einzigen Tool, in einem kompletten Workflow!

Wie steuere ich die Vielfalt dieser vielen Aufgaben am besten? In einem einzigen Dashboard?
Die Redaktion holt sich über das Planungsboard einen qualifizierten Überblick. Dabei ist „das Planungsboard“ nur ein Synonym für die vielen Möglichkeiten „Planungsboards“ aufzubauen. Die Menge an Planungsboards begrenzt die Redaktion mit Ihren Teams gemäß ihrer Aufgaben.
Alle – also auch die Freien Mitarbeiter – verfügen zudem über ein Dashboard, in dem alle gewünschten Aufgaben und Inhalte visualisiert werden können.
Für die Redaktion kristallisiert sich allerdings heraus, dass Planungsboards mehr Gewicht haben, als noch vor wenigen Jahren von uns wahrgenommen.

Die primitive Vorstellung „einfach Textzeilen und Bilder“ honorieren zu wollen, greift in unserer heutigen Zeit nicht mehr.

Welche Tücken verbergen sich bei der Honorarabrechnung?
Mittlerweile hat alfa in enger Zusammenarbeit mit der Rhein-Zeitung eine mustergültige Lösung erarbeitet, die im Mai 2025 ihre ersten 5 Monate erfolgreich produktiv „hinter sich hat“. Wir identifizierten die beiden völlig unterschiedlichen Abteilungen als Partner, die ansonsten sehr, sehr verschieden sind: Redaktion und Honorarbuchhaltung. Die primitive Vorstellung „einfach Textzeilen und Bilder“ honorieren zu wollen, greift in unserer heutigen Zeit nicht mehr. Auch muss dem Umstand Rechnung getragen werden, dass sich die wenigsten Redaktionen über Zuwächse im Personalstamm freuen könnten, will heißen: es bleibt mehr Arbeit an jeder Redakteurin und jedem Redakteur hängen. Die Buchhaltung sieht sich mit völlig neuen Honorararten konfrontiert, wie „Videoschnitt“, „Audioherstellung“ oder „Recherchearbeiten“ … die gegebenenfalls nicht einmal ein Ergebnis für eine Veröffentlichung bringen.
Außerdem ist es mittlerweile gängig, Auftragspakete zu vergeben, was eine Mischkalkulation im Honorar mit sich bringt.
So ist der Auftrag eines „Artikelpaket M“ mit zwei Bildern, einem auf 1400 Zeichen begrenztem Text in gar keinem Fall nach Zeilen abzurechnen.
Alle die aus meinen Ausführungen ersichtlichen „Hürden“ und „Hindernissen“ stellen, die von Ihnen erwähnten „Tücken“ da, die es zu lösen galt.
Mit der optimalen Verbindung eines „erwachsenen Redaktionssystems“ und einem „professionellen Honorarmoduls“ konnte alfa mit dem EditorialOrganiser und alfa FeeCon die perfekte Kombination herstellen.
Trotz dieser engen Verbindung sind beide Module auch völlig losgelöst voneinander nutzbar und sichern so das Invest in jedes der Module.
Als Beispiel seien alfa FeeCon Kunden genannt, die Redaktionellen Bereich Stibo CUE einsetzen … angebunden an ein alfa FeeCon!
Dies sowohl in zwei großen Installationen der Styria IT – einmal bei der Kleinen Zeitung und national bei „Die Presse“ in Wien als auch in den großen Installationen der Ippengruppe, des Münchner Zeitungs Verlags (MZV) und die Hessische/Niedersächsische Allgemeine (HNA).
Insgesamt werden 33 Titel in Deutschland und Irland in unterschiedlichsten Kombinationen aus Redaktionssystemen mit FeeCon betrieben.

Ihr Vortragstitel lautet „Vom Plan zur Prämie: Wie man Autoren und freie Mitarbeiter perfekt steuert“. Was wird die Kernbotschaft sein?
Perfekte Einbindung von Autorinnen und Autoren und Freien Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einen sehr schlanken Inhalte-Management-Workflow mit abschließender Zahlungsanweisung durch alfa EditorialOrganiser und alfa FeeCon … oder jeder anderen Kombination.

Rainer Wilbert ist Pre-Sales Consultant bei alfamedia und Referent auf dem 27. CrossMediaForum.