Top-Ergebnisse mit überschaubarem Ressourcenaufwand durch KI-Einsatz

KI-Tools können vor allem kleinere und mittlere Fachverlage dabei unterstützen, neue Produkte und Services zu entwickeln oder  auch Prozesse zu beschleunigen, erläutert Aleksandar Petrovic, Head of Customer Advisory bei Retresco, in diesem Interview. Seine Kernthese: "KI ist keine Zukunftsvision mehr, sondern eine Schlüsseltechnologie, mit der Verlage – unabhängig von ihrer Größe – Top-Ergebnisse bei überschaubarem Ressourcenaufwand erzielen können."

Aleksandar Petrovic

Welche speziellen Chancen bieten sich für Fachverlage beim Einsatz von KI?
Fachverlage stehen vor der Herausforderung, ihre Inhalte kanalübergreifend zu vermarkten und neue Kunden zu gewinnen. KI ermöglicht hierbei, bestehende Inhalte gezielt zu monetarisieren und neue Einnahmequellen zu erschließen. Sie eröffnet Verlagen neue Potenziale, um sowohl die Vermarktung als auch die Reichweite ihrer Inhalte zu steigern. Neben der Optimierung der Produktionsprozesse ermöglicht der Einsatz von KI, Inhalte auf moderne und zukunftsorientierte Weise zu präsentieren.

Verlage verfügen meist über umfangreiche Archivbestände. KI hilft dabei, solche Inhalte zu analysieren, zu kategorisieren und einer neuen Nutzung zuzuführen. Dadurch lassen sich bereits vorliegende Inhalte ohne großen redaktionellen Aufwand in neue Formate wie Frage-Antwort-Systeme oder Assistenzsysteme bringen, um zusätzliche Einnahmen zu generieren. Mithilfe von KI lassen sich vorhandene Inhalte für unterschiedlichste Zielgruppen Formate anpassen. Das ermöglicht Fachverlagen, ihre Inhalte in verschiedenen Varianten und Längen anzubieten, um gezielt unterschiedliche Lesertypen anzusprechen. Insgesamt bietet der Einsatz von KI Fachverlagen die Möglichkeit, den vorliegenden Content effizienter zu nutzen und durch innovative Ansätze eine bessere Monetarisierung zu erzielen. Fachverlage können sich auf das Wesentliche konzentrieren: die Strategieentwicklung sowie die Erstellung und Vermarktung hochwertiger Inhalte.

Wie unterstützen Sie die Fachverlage dabei, diese Chancen zu nutzen?
Mit 15 Jahren Erfahrung in der Digitalisierung und Automatisierung sprachbasierter Geschäftsprozesse bietet Retresco Fachverlagen marktreife und vielfach erprobte KI-Lösungen, die bereits in über 250 erfolgreichen KI-Projekten umgesetzt wurden. Besonders im Medien- und Verlagswesen, wo seit dem Aufkommen von ChatGPT und Co. viel experimentiert wird, bieten wir praxiserprobte KI-Lösungen mit klarem Fokus auf Wirtschaftlichkeit und Mehrwerten. Während viele Verlage mit Pilotprojekten und Betaphasen wenig nachhaltige Erfolge erzielen, steht Retresco für konkrete, belastbare KI-Projekte. Wir bieten Lösungen, die direkt einsetzbar sind und mit minimaler Umsetzungszeiten auf die spezifischen Anforderungen eines Fachverlags angepasst werden können. Unsere KI-Toolbox umfasst vielfältige Bausteine wie Assistenzsysteme, smarte Frage-Antwort-Systeme, Chatbots oder die Kontextualisierung von Inhalten – all dies mit dem Ziel, die Sichtbarkeit und Reichweite zu erhöhen sowie neue Einnahmequellen entlang der digitalen Wertschöpfungskette zu erschließen.

Zugleich ermöglichen unsere KI-Lösungen die Weiterentwicklung von Workflows, was sowohl Kosteneinsparungen als auch Effizienzsteigerungen mit sich bringt. Fachverlage können dadurch Arbeitsabläufe optimieren und neue Geschäftsfelder erschließen, ohne bereits existierende Arbeitsabläufe zu revolutionieren und ohne sich größeres Prompting-Know-how aneignen zu müssen. Dank unserer offenen Schnittstellen und schnellen Implementierung profitieren Verlage sofort von den Vorteilen unserer KI-Technologien. Dadurch können sich Fachverlage nicht nur als innovativer Anbieter in ihrer Branche positionieren, sondern maximieren auch den Wert bereits vorhandener Content-Assets.

Was muss ein Fachverlag tun, um diese Chancen zu nutzen – z. B. in Bezug auf Content, Compliance (im Sinne von Datensicherheit) aber auch auf Mitarbeiter:innen, Organisation?
Der Einsatz von KI bietet Fachverlagen enorme Chancen, erfordert jedoch einen ganzheitlichen Ansatz in Bezug auf Content, Compliance und Trainings. Beim Content-Management sind Fachverlage gut beraten, bereits vorliegende Inhalte systematisch zu kategorisieren und zu strukturieren, um sie optimal für neue KI-Anwendungen nutzbar zu machen. Inhalte in Form strukturierter Daten (z. B. Metadaten, Entitäten oder semantische Informationen) lassen sich einfach und effektiv in ein maschinenlesbares Format überführen. Dies ermöglicht die KI-gestützte, personalisierte Ausspielung von Content über unterschiedlichste Kanäle hinweg. Größere Potenziale gibt es auch bei der automatisierten Content-Erstellung: KI kann personalisierte Artikel, Zusammenfassungen und Übersetzungen liefern, was dabei hilft, unterschiedliche Zielgruppen passgenau anzusprechen.

Unser neuer KI-Reifegrad-Report zeigt, dass viele Medienhäuser bereits KI einsetzen, jedoch noch längst nicht alle Potenziale ausschöpfen. Während KI im Textbereich häufig genutzt wird (68 % der befragten Medien nutzen KI für mehr als ein Viertel ihrer textbezogenen Arbeiten), sind Bild- und Video-Erstellungen noch nicht weit vorgestritten. Hier können Fachverlage ansetzen und eine KI-basierte Automatisierung vorantreiben, um die Aufbereitung und Ausgabe unterschiedlichster Content- und Ausgabeformate zu automatisieren.

Der Einsatz von KI bringt auch Compliance-Herausforderungen mit sich, insbesondere im Bereich Datenschutz. Fachverlage müssen sicherstellen, dass ihre Datenverarbeitung und Prozesse durchgängig den Anforderungen der DSGVO sowie des EU AI Acts entsprechen. Daher ist es unerlässlich, höchste Standards bei der Datensicherheit zu implementieren. Besonders beim Einsatz externer KI-Tools wie ChatGPT ist Vorsicht geboten. Der Einsatz datenschutzkonformer, sicherer KI-Lösungen ist daher dringend zu empfehlen. Zudem sollten Verlage interne Richtlinien aufstellen, die klar definieren, wie solche Tools genutzt werden dürfen und welche internen Informationen damit bearbeitet werden dürfen. Gemäß unseren Erhebungen haben inzwischen sieben von zehn Medienhäusern eigene KI-Richtlinien festgelegt – im Vorjahr waren es erst zwei von zehn.

Um KI erfolgreich einzuführen, müssen Fachverlage in die Trainings ihrer Mitarbeitenden investieren. Es ist entscheidend, dass Redakteure verstehen, wie sie KI im Arbeitsalltag produktiv nutzen können. Gezielte KI-Trainings sind daher unerlässlich, allerdings muss nicht jeder Mitarbeitende eine umfassende Schulung erhalten. Stattdessen können "KI-Botschafter" oder interne Influencer installiert werden, die bei Bedarf Spezialaufgaben übernehmen oder Know-how an ihre Kollegen weitergeben. Dies fördert eine flexible, agile Organisationsstruktur, die sich regelmäßig an die technologische Entwicklung anpassen kann.

Fachverlage sollten KI-Projekte strategisch planen. Der erste Schritt besteht darin, die spezifischen Ziele des KI-Projekts zu definieren: Soll die KI Arbeitsprozesse automatisieren, neue Kunden gewinnen oder neue Angebote auf den Weg bringen?

Wie sollte ein Fachverlag ein solches KI-Projekt angehen?
Fachverlage sollten KI-Projekte strategisch planen. Der Prozess beginnt mit einer klaren Zielsetzung und endet mit der erfolgreichen Integration in die täglichen Arbeitsabläufe. Der erste Schritt besteht darin, die spezifischen Ziele des KI-Projekts zu definieren: Soll die KI Arbeitsprozesse automatisieren, neue Kunden gewinnen oder neue Angebote auf den Weg bringen? Eine gründliche Bedarfsanalyse ist hierfür unerlässlich. Hierbei müssen die aktuellen internen Prozesse und Ressourcen bewertet werden, um herauszufinden, wo und wie die KI belastbare Mehrwerte bieten kann. Hierbei dreht sich alles um die Frage: Welche Pain Points lassen sich mit der KI für eine automatisierte Content-Erstellung und -Distribution lösen? Wie lassen sich neue Kunden auf breiter Skala gewinnen oder neue Angebote entwickeln?

Daran schließt sich die Frage: Make or Buy? Die Entscheidung, ob KI-Anwendungen intern entwickelt oder extern eingekauft werden, stellt eine grundlegende strategische Weichenstellung dar. Fachverlage sollten sorgfältig abwägen, ob sie auf sofort einsetzbare, schlüsselfertige Lösungen setzen wollen oder auf maßgeschneiderte Eigenentwicklungen, die zwar individueller, aber auch aufwändiger entwickelbar sind und gepflegt werden müssen. Neben den technischen Möglichkeiten sollten zudem Faktoren wie Skalierbarkeit, Integrationsfähigkeit und Datensicherheitsstandards geprüft werden.

KI-Projekte sollten zunächst in einer Pilotphase erprobt werden, um ihre Praxistauglichkeit zu bestätigen. Für diesen Proof of Concept bietet es sich an, die KI in einer kontrollierten Umgebung zu testen, um ihre Effektivität und Funktionalität zu beurteilen. Solche Pilotprojekte liefern wertvolle Erkenntnisse darüber, wie gut die Technologie funktioniert und wo möglicherweise Anpassungen notwendig sind. Nach einer erfolgreichen Pilotphase können die KI-Lösungen in größerem Umfang ausgerollt und in die bestehenden Prozesse integriert werden.

Die Akzeptanz der Mitarbeitenden ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für erfolgreiche KI-Projekte. Daher sollten solche Projekte sowie entsprechende Schulungen frühzeitig angekündigt und sorgfältig geplant werden. Wichtig ist, intern zu vermitteln, wie die neuen Lösungen in bestehende Arbeitsprozesse integriert werden können und welche praktischen Mehrwerte sie bieten. Ebenso essenziell ist ein durchdachtes Change Management, das eine Kultur der Offenheit und Flexibilität fördert – ein unverzichtbare Voraussetzung für den langfristigen Erfolg von KI-Projekten.

Wichtig ist, intern zu vermitteln, wie die neuen Lösungen in bestehende Arbeitsprozesse integriert werden können und welche praktischen Mehrwerte sie bieten. Ebenso essenziell ist ein durchdachtes Change Management, das eine Kultur der Offenheit und Flexibilität förder

Können wegen Kosten und Personalaufwand nur große Fachverlage ein solches Projekt umsetzen?
Generative KI demokratisiert den Zugang zu Projekten, die darauf ausgelegt sind, Inhalte gezielt zu vermarkten und Prozesse effizient weiterzuentwickeln. Neue Ansätze eröffnen gerade kleinen und mittleren Fachverlagen enorme Chancen, ihre Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Moderne KI-Plattformen sind modular aufgebaut und skalierbar, was es Verlagen ermöglicht, mit kleineren Projekten und Anwendungsbereichen zu starten und den Einsatz schrittweise auszubauen. Dadurch bleiben sowohl die initialen Investitionen als auch der Personalaufwand überschaubar.

Gerade kleinere Fachverlage können ihre bereits vorhandenen Inhalte mit KI effizienter nutzen und neue Einnahmequellen erschließen. Es sind keine größeren neuen Ressourcen erforderlich – stattdessen optimieren KI-Lösungen den Wert bestehender Content-Assets. Automatisierungen wie die Transkription von Podcasts oder semantische Content-Analysen schaffen erhebliche Kosteneinsparungen, die die Investitionskosten schnell amortisieren. Zugleich bietet KI gerade bei begrenztem Personalbestand die Möglichkeit, Routineaufgaben zu automatisieren und die Mitarbeitenden von repetitiven Tätigkeiten zu entlasten. So entsteht mehr Freiraum für konzeptionelle Aufgaben, die langfristig den Erfolg der Verlage sichert.

Insgesamt sind aktuelle KI-Lösungen so konzipiert, dass sie für Fachverlage jeder Größe zugänglich und nutzbar sind. Insbesondere kleinere und mittlere Verlage können dadurch ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern und mit begrenzten Ressourcen maximale Wirkung erzielen. Eine Investition in KI sollte daher nicht nur als Kostenfaktor, sondern als strategische Entscheidung zur Zukunftssicherung verstanden werden.

Ihr Vortrag auf dem CrossMediaForum KI-Spezial lautet „Mit KI zum Erfolg: Effizienz und Monetarisierung für Fachverlage“. Was wird die Kernbotschaft sein?
In meinem Vortrag zeige ich, wie Fachverlage mithilfe semantischer Tools und generativer KI ihre Effizienz steigern und neue Erlösquellen erschließen können. Der Fokus liegt darauf, wie Verlage bestehende Inhalte optimal nutzen, sinnvoll kontextualisieren und in interaktive Formate wie Chatbots, intelligente Frage-Antwort-Systeme oder virtuelle Assistenten umwandeln können. So wird Wissen nicht nur zugänglicher, sondern auch besser vermarktbar – nicht zuletzt für neue Kunden und Zielgruppen.

Ich präsentiere Praxisbeispiele erfolgreicher Projekte, etwa bei unseren Kunden Hüthig Jehle Rehm, WALHALLA und der RHEINPFALZ Mediengruppe. Hierbei zeige ich, wie generative KI nicht nur die Entwicklung neuer Angebote ermöglicht, sondern auch interne Prozesse optimiert und somit die Grundlage für nachhaltiges Wachstum schafft. Meine Kernbotschaft lautet: KI ist keine Zukunftsvision mehr, sondern eine Schlüsseltechnologie, mit der Verlage – unabhängig von ihrer Größe – Top-Ergebnisse bei überschaubarem Ressourcenaufwand erzielen können.

Aleksandar Petrovic ist Referent auf dem CrossMediaForum KI-Spezial, das am 5.12.2024 als Digitalevent durchgeführt wird.

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