Mit den von der Taskforce IT-Standards dokumentierten Kernprozessen, User Stories und Akzeptanzkriterien schlägt die Verlagsbranche ein neues Kapitel auf. Warum auf dieser Basis CMS- und andere Systeme in so kurzer Zeit und zu so günstigeren Konditionen wie nie zuvor eingeführt werden können, erläutern Felix Ehrlich und Carsten Schwab im folgenden Interview.
Felix Ehrlich
Worin besteht der größte Nutzen für einen Verlag, wenn er sich an den Ergebnissen der Taskforce IT-Standards orientiert?
Felix Ehrlich: Der größte Nutzen liegt in der Effizienzsteigerung, die sich durch optimierte Prozesse für Digitalisierung und Automatisierung erreichen lässt. Indem sich Verlage an den IT-Standards orientieren, verbessern sie ihre Abläufe signifikant und stellen sich so für die Zukunft besser auf.
Carsten Schwab: Die Ergebnisse spiegeln die Erfahrung von 50 Expert:innen aus der Branche wieder, darunter Verlagsmitarbeiter:innen, Beratungs- und Softwareentwicklungsunternehmen. Es handelt sich um exemplarische Teilprozesse, User Stories und Akzeptanzkriterien. Verlage profitieren einerseits dadurch, dass sie die Konzept- und Evaluationsphase in Softwareprojekten drastisch verkürzen können, indem sie mit ihren Überlegungen hier ansetzen und nicht (wie so viele andere vor ihnen) bei null beginnen. Ausserdem werden mit der Zeit mehr und mehr Softwareunternehmen die Ergebnisse aufgreifen und in ihre Lösungen implementieren, wodurch sich die Einführungsphase verkürzt und Kosten eingespart werden.
Nicht immer wird sich ein Verlag an alle definierten IT-Standards halten können. Wie können solche Anforderungen von einem Verlag umgesetzt werden?
Felix Ehrlich: Die Standards dienen als Vorlage und Empfehlung. Verlage können diese Standards einfach auf ihre individuellen Bedürfnisse hin erweitern oder abändern. Entsprechende Anpassungen lassen sich in Xpublisher dank der intuitiven Admin-Oberfläche ganz einfach selbst vornehmen.
Carsten Schwab: Die Taskforce modelliert nicht riesige und komplexe Verlagsworkflows. Stattdessen stellt sie einen Baukasten aus kleinen, isoliert einsetzbaren Teilprozessen, die sich zu passenden Workflows zusammensetzen lassen. Dadurch gelingt der Spagat zwischen Standardisierung einerseits und individueller Konfigurierbarkeit andererseits. Voraussetzung dafür sind natürlich Softwareanwendungen wie Xpublisher, die sich mit No-Code- und Low-Code-Technologie flexibel konfigurieren und über eine Workflow-Engine steuern lassen.
Carsten Schwab
Wie wurden die IT-Standards in Xpublisher abgebildet?
Felix Ehrlich: Xpublisher bildet die Rollen in einem Verlag als Benutzergruppen ab, die von einer Workflow-Engine Aufgaben zugeteilt bekommen. Diese stammen aus BPMN-Prozessen, welche die Taskforce modelliert hat. Integrierte Dienste erlauben die Benachrichtigung der Prozessbeteiligten und die automatisiere Erstellung von Publikationen, Ansichtsexemplaren, Leseproben und vielen anderen Formaten.
Carsten Schwab: Wir haben im ersten Schritt die essenziellen BPMN-Prozesse der Arbeitsgruppe Produktion in Xpublisher konfiguriert. Dank des bereits implementierten parsX Frameworks ist es nun möglich, einen kompletten Produktionsprozess von der Produktanlage bis zur vollautomatischen Ausleitung eines EPUB-eBooks und einer PDF-Datei via PrintCSS darzustellen.
Was heißt die Integration für ein CMS-Projekt: Welche konkreten Vorteile in Bezug auf Aufwand und Umsetzungszeit ergeben sich?
Felix Ehrlich: Die Integration bietet enorme Vorteile in Bezug auf den Projektaufwand. Anstelle einer aufwendigen Evaluierung-, Konzeptions- und Spezifikationsphase arbeitet der Verlag direkt in einem vorbereiteten System, das ohne zusätzlichen Programmieraufwand auf die eigenen Bedürfnisse hin angepasst ist. Das bedeutet mehr Effizienz und einen schnelleren Time-to-Value.
Carsten Schwab: Dank der Ergebnisse der Taskforce und der bereits geleisteten Arbeit sind wir nun in der Lage, innerhalb von zwei bis drei Monaten beim Kunden eine funktionsfähige Produktionsumgebung zu installieren, deren Einrichtung früher ein bis anderthalb Jahre benötigt hätte.
Gibt es schon erste Anwender und Erfahrungen?
Felix Ehrlich: Aktuell präsentieren wir viele Live-Demos. Wir freuen uns sehr, dass die Umsetzung auf so reges Interesse trifft.
Carsten Schwab: Wir arbeiten mit einem ersten Verlag derzeit an einem Proof of Concept, dessen Ergebnis wir bald präsentieren können. Darüber hinaus laden wir alle dazu ein, mit uns gemeinsam in ersten Pilotprojekten an der Umsetzung der Vision der Taskfroce IT-Standards zu arbeiten.
Ihr Vortrag auf dem CrossMediaForum lautet „Taskforce IT Standards praktisch umgesetzt: Xpublisher und Edupartner zeigen, wie es geht“. Was wird die Kernbotschaft sein?
Felix Ehrlich: Die Kernbotschaft lautet, dass ein Branchenstandard, der in Zusammenarbeit mit Softwareherstellern entwickelt wurde, einen direkten praktischen Nutzen schafft. So ebnen wir auch kleineren Verlagen den Weg zu mehr Effizienz und Automatisierung.
Carsten Schwab: Wir schlagen ein neues Kapitel im Bereich Publishing-Technologien auf. Nie zuvor konnten CMS- und andere Systeme in derart kurzer Zeit und zu günstigeren Konditionen eingeführt werden als heute. Und nie zuvor haben sämtliche Branchenteilnehmer derart kooperativ an der Verwirklichung einer gemeinsamen Visionen gearbeitet wie heute.
Felix Ehrlich, Head of Product Xpublisher, und Carsten Schwab, Leiter Publishing und Mitglied der Geschäftsleitung, Edupartner, sind Referenten auf dem 26. CrossMediaForum am 4. Juli 2024 in München.
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