Erst das Fundament, dann die Fantasie: Wie KI in Redaktionen echten Mehrwert schafft

Du sagst, dass KI nur in einem strukturierten Umfeld echten Mehrwert schafft – wie sieht der erste konkrete Schritt für Unternehmen aus, die heute noch mit gewachsenen, unkoordinierten Redaktionsprozessen arbeiten?

Raphael Baier

Der erste Schritt ist nicht der Kauf eines KI-Tools, sondern Inhalte und Abläufe in eine strukturierte, zentrale Basis zu bringen. KI entfaltet ihren Nutzen nur dort, wo Content gebündelt, versioniert und mit sauberen Metadaten vorliegt, nicht dort, wo er über Laufwerke, Mailpostfächer und Einzelköpfe verteilt ist. Konkret heißt das: erst eine gemeinsame Quelle für alle Assets schaffen, dann den Prozess sichtbar machen, etwa über einen Workflow mit klaren Verantwortlichkeiten. Wer KI auf einen ungeordneten Prozess setzt, automatisiert nur die Unordnung.

An welchen Stellen der redaktionellen Wertschöpfungskette lässt sich KI Ihrer Erfahrung nach am schnellsten und mit dem größten Nutzen einsetzen – und woran erkennt man geeignete Anwendungsfälle in der Praxis?
Den größten und schnellsten Hebel sehe ich bei repetitiven, regelbasierten Aufgaben mit klarem Input und Output. In unseren Fallbeispielen sind das vier Stellen: Recherche, Übersetzung, Erstellung kanalspezifischer Texte wie Teaser oder Social-Media-Posts, und Bildanalyse mit automatischer Verschlagwortung und Alt-Texten. Die gemessenen Zeitersparnisse liegen hier zwischen rund 70 und 90 Prozent pro Vorgang. Geeignete Anwendungsfälle erkennt man an drei Merkmalen: Die Aufgabe wiederholt sich häufig, sie folgt einer nachvollziehbaren Logik, und das Ergebnis lässt sich überprüfen. Wo redaktionelle Letztverantwortung oder Bauchgefühl entscheidend sind, bleibt der Mensch die richtige Instanz.

Welche organisatorischen und technischen Voraussetzungen müssen geschaffen werden, damit die Integration von KI nicht zu Mehraufwand, Qualitätsproblemen oder Datenschutzrisiken in Redaktionen führt?
Technisch braucht es eine strukturierte, idealerweise XML-basierte Datenhaltung, in der Inhalt und Form getrennt sind. Nur dann liefert KI Ergebnisse, die nicht manuell nachgearbeitet werden müssen. Organisatorisch braucht es klare Verantwortlichkeiten dafür, wer prüft und freigibt. Wir setzen bewusst auf das Prinzip "Human in the Loop": KI schlägt vor, der Mensch entscheidet. Das sichert Qualität und Konsistenz. Beim Datenschutz gilt: Vor dem ersten Einsatz muss geklärt sein, welche Inhalte das System verlassen. Ein europäisch gehostetes, zertifiziertes Umfeld mit Datenspeicherung im DACH-Raum nimmt hier viel Komplexität aus der Diskussion.

Welche drei praktischen Maßnahmen empfiehlst Du, um mit KI nicht nur kurzfristige Effizienzgewinne zu erzielen, sondern die Prozesse auch langfristig stabil und zukunftsfähig aufzustellen?

Erstens: Inhalte konsequent strukturiert und medienneutral halten, statt sie an ein einzelnes Ausgabeformat zu binden. Wer heute strukturiert, kann jede neue KI-Generation darauf ansetzen, ohne von vorne zu beginnen.

Zweitens: KI als festen Schritt im definierten Prozess verankern, nicht als isoliertes Tool daneben. Effizienzgewinne, die an einer einzelnen Person oder einem einzelnen Werkzeug hängen, verschwinden wieder, sobald sich etwas ändert. In ein modelliertes Workflow-Modell eingebettet bleiben sie reproduzierbar.

Drittens: messen statt glauben. Vorher festlegen, woran man Erfolg erkennt, etwa eingesparte Zeit pro Artikel, und nach einigen Wochen ehrlich prüfen, ob der Nutzen real ist. Das schützt vor teuren Insellösungen, die viel kosten und wenig liefern.

Dein Vortrag auf dem CrossMediaForum lautet „Moderne Redaktionssysteme in der Wertschöpfungskette – KI gezielt einsetzen, Effizienz dauerhaft steigern“. Was wird die Kernbotschaft sein?
KI ist kein Selbstzweck und kein Ersatz für einen schlechten Prozess. Ihren Mehrwert entfaltet sie erst in einem strukturierten Umfeld, in dem Inhalte sauber, medienneutral und nachvollziehbar in einem System vorliegen. Das moderne Redaktionssystem ist die Grundlage, auf der KI entlang der gesamten Wertschöpfungskette verlässlich Wert schafft. Wer dauerhaft Effizienz gewinnen will, investiert deshalb nicht zuerst in KI, sondern in die Struktur seiner Inhalte und Prozesse. Dann liefert KI nicht nur kurzfristige Effekte, sondern dauerhafte, messbare Effizienz.

Raphael Baier ist CEO von Fabasoft Xpublisher und Referent auf dem 28. CrossmediaForum.